1С:Документооборот 8

1С:Документооборот — программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота.

Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Учёт документов реализован в соответствии с положениями действующей нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т.д.) и традиций делопроизводства.

Программа обеспечивает многопользовательскую работу, как в локальной сети, так и через интернет (в том числе через веб-браузеры). Система отличается большой гибкостью, высокой степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким спектром возможностей. Позволяет повысить эффективность управления рабочим временем, стандартизировать процессы, обеспечить полный контроль и сохранность документации и любой иной необходимой информации, при этом функциональность системы постоянно расширяется.

Основные возможности

Учет и хранение документов

• регистрация входящих и исходящих документов
• регистрация внутренних документов (инструкций, служебных записок, поручений и т. д.)
• учёт в разрезе видов документов
• хранение документов в каталогах любой структуры
• загрузка документов из электронной почты, со сканера
• поддержка бумажного делопроизводства (ведение номенклатуры дел, контроль перемещений документов и т. д.)
• учёт обращений граждан
• учёт персональных данных

Работа с документами

• просмотр и редактирование
• работа с документами на всех стадиях жизненного цикла (от черновиков до утверждения или уничтожения)
• механизм резолюций
• быстрый поиск, в том числе полнотекстовый
• возможность указывать связи между документами, создавать цепочки подчиненных документов
• возможность коллективной работы с одним и тем же файлом (согласование, контроль исполнения, принятие и т. д.)
• настраиваемая маршрутизация для разных видов документов (построение бизнес-процессов в привязке к конкретным пользователям и их ролям)
• формирование задач исполнителям

Использование программы позволяет

• упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
• сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
• повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

Дополнительные возможности

Безопасность

• централизованное хранение документов в электронном виде
• хранение всех версий и истории редактирования документов
• защита от несанкционированного доступа к документам
• защита от одномоментного редактирования документов несколькими пользователями

Контроль исполнительской дисциплины

• контроль сроков и объёмов выполнения задач
• ежедневный учёт рабочего времени сотрудников в разрезе выполняемых работ (в том числе автоматический на основе выполненных задач)
• анализ затрат рабочего времени отдельных сотрудников, подразделений, проектов на основе отчетов

Прочие

• автоматический запуск бизнес-процессов в нужное пользователю время
• штрихкодирование документов
• использование механизмов электронной цифровой подписи
• настраиваемый интерфейс
• масштабируемость

Особенности

1С:Документооборот представлен в версиях КОРП и ПРОФ. Версия КОРП больше подходит для средних и крупных коммерческих предприятий и бюджетных учреждений со сложной структурой или документооборотом. Версия ПРОФ способна обеспечить потребности организаций с небольшой структурой и несложным документооборотом. Функции версий ПРОФ и КОРП имеют ряд различий.

Интеграция

Имеется возможность настройки взаимодействия с другими приложениями и обмена данными через текстовые файлы, XML-документы и DBF-файлы, и WEB-сервисы.

Внедрение